Todavía es pronto para saber si el teletrabajo al que se han visto obligados muchos trabajadores por la pandemia del coronavirus Covid-19 va a venir para quedarse. Pero es cada vez más habitual que grandes corporaciones, sobre todo, aquellas procedentes de la esfera tecnológica, opten por esta fórmula. Una vez a la semana, desde hace algún tiempo, gigantes de las telecomunicaciones mandan a sus empleados a sus casas para continuar con los proyectos. Una idea que, además de sus ventajas como ahorro de costes y contribuir a la reducción de la contaminación, es el mantra habitual de las «startups».

Los emprendedores y negocios con dimensión digital han demostrado en los últimos años que internet es su mayor aliado. Y, como tal, han basado toda su infraestructura y proceso industrial en la deslocalización de departamentos y en la comunicación remota para desarrollar sus proyectos. La «generación startup» ha demostrado estar muy preparada para hacer frente al trabajo en la distancia. Fuera de la oficina convencional es posible realizar sus tareas. Aunque, y eso es cierto, requiere de asumir ciertas compatibilidades y aptitudes: ser disciplinado, saber organizarse, centrarse más en proyectos y, por supuesto, cabalgar sobre las herramientas digitales que están a su alcance.

Uno de los principales desafíos es la comunicación y las reuniones periódicas -y necesarias- entre los distintos equipos. La idea es estar todos los miembros de la empresa en una misma plataforma. Evitando, de esta manera, duplicidad de órdenes y conocer en qué tarea se encuentra cada uno. El gran desafío es ser productivo. Y eliminar todo elemento que se pueda generar ruido y confusión.

En este terreno, la generación «startup» ha demostrado estar bien preparada para hacer frente a cualquier periodo de incertidumbre. Aunque en una gran empresa en posiblemente difícil cambiar su manera de operar, las más innovadoras han fragmentado sus procesos para agilizar todo lo que se pueda la tareas asignadas.

«A veces esto tiene un pequeño coste de aprendizaje para ellos, pero una vez que se acostumbran facilita mucho la gestión de los trabajos»

«Estas jóvenes empresas, la mayoría de base tecnológica, han nacido en la era de Internet y lo digital y están sobradamente acostumbradas al teletrabajo. Reuniones por videollamada, trabajos en línea mediante la plataforma de Google, charlas por Slack. Hay múltiples herramientas disponibles que permiten trabajar desde cualquier sitio sin necesidad de estar en una oficina junto a los compañeros y que nada cambie en cuanto a procesos y productividad», explican a ABC fuentes de Blarlo, plataforma profesional de traducción nacida en 2017 en la que sus más de 4.000 traductores profesionales online. «Dentro de este equipo hay una variedad enorme de culturas, idiomas, costumbres, husos horarios… Para nosotros la clave está en estandarizar toda la gestión y comunicación con los traductores que están en su país», añaden en conversación telemática.

La idea es evitar trabajar en lo que se conoce como local, es decir, desde un mismo ordenador a través de programas informáticos que están previamente intalados en el equipo. «Desde el punto de vista de gestión todas nuestras herramientas están en la nube y los traductores trabajan siempre conectados a nuestras propias herramientasellas. A veces esto tiene un pequeño coste de aprendizaje para ellos, pero una vez que se acostumbran facilita mucho la gestión de los trabajos. Desde el punto de vista de infraestructura es muy sencillo al estar el 100% de los procesos de la compañía en la nube», recalcan,

Filosofía llamada «Lean canvas»

Una gran empresa debería de ser como un trasatlántico pero con gran capacidad para moverse rápidamente en función de las necesidades. Una empresa moderna, aseguran los expertos consultados por este diario, debería ser como decenas de lanchas que, juntas, proyectan un gran barco. Una de las metodologías más exitosas que emplean en las empresas más innovadoras se denomina «Lean canvas».

La idea es poner en marcha productos, servicios o negocios de una manera ágil y rápida. Lo antes posible para tener una versión definitiva y pulsarlo en el mercado. El gran desafío es pasar cuanto antes a la acción. De esta manera, los responsables del proyecto pueden hacer ajustes a posteriori y optimizar el producto. Según explican desde la escuela de negocios EAE, no es un modelo exclusivo de las llamadas «statups» o empresas novatas: «Tanto si se aplica a proyectos que están a punto de ponerse en marcha como si ayuda a reforzar la estructura de empresas consolidadas, el «Lean Canvas» reporta numerosos beneficios», apuntan.

De cara a implementar un proyecto de teletrabajo, desde la consultora Adecco aseguran que es necesario cumplir con ciertas rutinas. Entre ellas, los horarios de trabajo, que «deben ser los mismos» que haciendo en una oficina. «Se garantiza que el equipo pueda seguir operando de manera coordinada y que la vida profesional no invada a la personal y viceversa. Es clave en el desarrollo del teletrabajo la creación de rutinas que favorezcan la comunicación del equipo. Se recomienda realizar tres reuniones por videoconferencia al día: para abrir la jornada, de seguimiento y de cierre», recomiendan.

Entonces ¿se quedará a convivir en España el teletrabajo? Desde el Club Excelencia Gestión aducen que es «una fórmula exitosa que suele mejorar el rendimiento del trabajador y su engagement o sentimiento de pertenencia con la empresa», pero para llevarlo a cabo y cumplir con todas las exigencias de seguridad y ciberseguridad, cada organización debe habilitar un equipo preparado al empleado destinado a teletrabajar. «Existen diferentes herramientas que nos pueden ayudar a medir sus resultados y observar si es viable mantenerlo y extenderlo a todos los casos posibles. También para conocer sus posibles riesgos y calcular cuál es el grado de madurez y compromiso de las personas con la organización para asumir esta nueva forma de trabajar», aseguran fuentes de la institución en un comunicado.

Sin embargo, no todo es demasiado optimistas. Según una encuesta de la empresa tecnológica Sage, la actual situación desgrana un escenario preocupante para las pymes: el 67% de ellas considera que la imposibilidad de teletrabajar de forma integral afectará de forma negativa a sus negocios. Máxime a las dificultades para iniciarse en procesos de teletrabajo. En particular, un 39% de las pymes cree que el el trabajo remoto genera mayor productividad para el negocio frente al 61% restante que no lo ve tan claro. «Este escepticismo se debe a que sus responsables no tienen una visión de la digitalización como un proceso integral, y se limitan a entenderlo como una modernización de los procesos básicos de su negocio, lo que les brinda una sensación de descontrol sobre sus negocios», apuntan desde la empresa.

El problema es que para esta manera de operar se requiere de adecuar distintas áreas del negocio. El 52% de las pymes no ve positivo el teletrabajo si no cuentan con la herramientas de gestión adecuadas. «La situación real es que muchas pymes no están preparadas para gestionar el 100% de sus actividades desde casa, lo que les permitiría mantener un flujo de negocio lo más normal posible, como demuestran los datos extraídos por Sage, ya que por ahora desconocemos el alcance y los efectos reales que tendrá el virus en nuestra economía», afirma en un comunicado Luis Pardo, director general de Sage Iberia. «Sí es preocupante que sea una situación excepcional la que nos haga tomar conciencia sobre la importancia de contar con las herramientas digitales para la gestión integral de los negocios». Quizás, cuando esto pase, las empresas descubren que muchos de sus empleados no desean regresar a las oficinas.

 

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